Zuerst Zuständigkeiten klären
Halten Sie fest, wer die Mitgliederliste, die Kasse und die Kommunikation übernimmt. Prüfen Sie gemeinsam, welche Personen künftig Zugriffsrechte benötigen. Ein persönlicher Zugang sollte nicht mit dem Amt weitergegeben werden.
dooyah club sieht getrennte Rollen und einen kontrollierten Übergabeprozess vor. Der Nachweis, dass ein letzter Administrator nicht versehentlich ausgesperrt werden kann, gehört zur Prüfung vor dem Start.
Die Übergabe nachvollziehbar machen
Die folgenden Punkte helfen unabhängig von der verwendeten Software. Dokumentieren Sie den Stand zum Übergabetag und offene Rückfragen.
- Aktuelle Mitgliederliste und offene Beitragsstände prüfen.
- Konten, Belege und laufende Buchungen gemeinsam durchgehen.
- Künftige Termine und offene Aufgaben mit Verantwortlichen festhalten.
- Dokumente und Chronik auf Vollständigkeit prüfen.
- Neue Zugänge kontrolliert vergeben und alte Berechtigungen nach der Übergabe entfernen.
Export und Zugriff getrennt prüfen
Ein Datenexport schützt vor Abhängigkeit von einer einzelnen Anwendung. Er ersetzt keine Zugriffskontrolle: Kopien dürfen nur die Personen erhalten, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Eine alte Amtsinhaberin braucht nach Ende ihrer Aufgabe nicht automatisch weiterhin Verwaltungsrechte.
Vor dem Start werden die verfügbaren Exportformate und der Zugriff bei Kündigung beschrieben. Ein funktionierender Exit gehört zum Produktnachweis, nicht zu einer unbewiesenen Werbeaussage.